| Jenis Perlengkapan Arsip Sistem Tanggal |
 |
Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem tangggal meliputi:
Keterangan Jenis perlengkapan:
|
Rabu, 29 Februari 2012
filing system tanggal
failing system abjad
Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad. Surat/warkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan nama orang atau nama organisasi yang disimpan abjad. Huruf abjad yang digunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama
organisasi. Nama orang dan nama perusahaan yang akan digunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad, seperti yang digunakan dalam kamus. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana. Filing sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena:
1) dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama.
2) petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan
berkelompok di bawah satu nama.
3) unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang
berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing, sehingga susunan nama
lebih membantu.
4) Sistem nama mudah diingat.
Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan kembali dokumen. Dalam mencari dokumen, petugas dapat langsung ke file (tempat) penyimpanan dokumen dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut system langsung (direct filing system ). Yang dimaksud sistem langsung adalah system langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu termasuk alat bantu indeks.
Filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpanan arsip lain. Meskipun sistem penyimpanan utama didasarkan atas nama wilayah, untuk memperkuat penemuan arsip yang memuat wilayah tertentu, arsip harus disusun menurut urutan abjad. Jadi, di samping dapat dipakai sebagai system penyimpanan utama, filing sistem abjad dapat pula digunakan sebagai system penyimpanan lanjutan.
Apabila filing sis tem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan, nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja yang bersangkutan. Oleh karena itu, pencarian atau permintaan atas dokumen/arsip yang diperlukan hendaklah bertitik tolak dari nama koresponden.
PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJAD
File yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili satu bagian abjad. Setiap bagian abjad tidak selalu berbentuk sebuah huruf dalam abjad. Berikut ini akan dipaparkan cara penataan penyimpanan arsip.
1. Guide
Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatanguide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian huruf/nama yang dibutuhkan. Guide dalam metode penyimpanan abjad dibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya, yaitu yang berisi huruf dan
yang berisi kata/nama/masalah.
a. Guide Utama/Guide Primer
Guide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garis besar.Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama. Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan itu sangat kecil, maka hanya guide utama yang diperlukan untuk membagi file/berkas dalam beberapa bagian alpabet. Dalam sistem ini, guide sebaiknya menggunakan warna tertentu. Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalam bagian-bagian yang berbeda. Perangkat yang paling sederhana adalah 23 atau 25 bagian. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satu huruf dari A sampai W, sebuah tab dengan label MC, dan tab akhir dengan kombinasi XYZ. Dengan cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawali huruf besar A akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengan kelompok yang lain. Selain itu, hal ini akan berguna untuk membantu penyimpanan kembali surat/warkat pada tempat penyimpanan yang tepat dalam suatu bagian.
Setelah mempelajari sistem ini, Anda akan mengetahui bahwa ada beberapa bagian dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bagian daripada bagian alpabet yang lain, seperti alpabet B, H, S, dan W. Subbagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak nama yang dimulai dengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulai dengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya sehingga kelompok surat ini tidak terlalu memerlukan subbagian. Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tab akan mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untuk menunjukkan bagian yang sesuai dengan alpabet. Selain itu, guide juga berfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditata
serta mudah ditemukan kembali. Oleh karena itu, guide perlu dibuat dari bahan yang tebal dan kaku sehingga penataan dan penemuan kembali berkas akan menjadi efisien.
b. Guide Pembantu (Auxilary Guide)
Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat. Guide pembantu ini disebut juga guide sekunder karena letaknya mengikuti atau berada di belakang guide primer. Guide pembantu ini dibuat karena berkas individu dalam file penyimpanan
bervolume besar. Guide ini berfungsi untuk:
1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang banyak;
2) memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidang yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad;
3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.
Guide ini menunjukkan hal yang umum yang diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yang merupakan subbagian dari berkas itu. Di bagian General A misalnya, di belakangnya diikuti General Appliance, General Aquamarine, General Asbeston dan seterusnya.
c. Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide & out sheet)
1. Guide Keluar (out guide) adalah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di tempat penyimpanannya. Agar mudah terlihat dan terbaca, guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetap terus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut.
2. Lembar Keluar (out sheet ) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluar dari tempat penyimpanan. Namun, perbedaannya adalah bahwa guide keluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam, sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam.
2. Folder
Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara bersama. Folder harus tepat ukuran, baik tingginya maupun lebarnya, agar penyimpanan dapat dilakukan secara efisien. Dengan menggunakan folder ini kita dapat memperkecil volume
berkas, biaya penyimpanan, dan tempat penyimpanan. Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. Keti ga jenis folder tersebut adalah:
a. Folder campuran (misscellaneus folder)
Folder campuran digunakan untuk menyimpan arsip yang volumenya masih sedikit. Jika volume arsip yang ada dalam folder campuran meningkat, arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdiri sendiri.
b. Folder individu (individual folder)
Folder individual ditempatkan di antara guide primer dan surat yang namanya ada pada tab dalam susunan alfabetis. Karena jumlahnya sedikit, berkas individu tidak diperlukan. Folder ini biasanya memiliki volume yang banyak dan frekuensi penggunaan yang relatif sering. Surat/dokumen yang jumlahnya lebih dari lima lembar akan dimasukkan ke dalam folder
individu, sedangkan yang jumlahnya kurang dari lima akan disimpan ke dalam folder campuran.
c. Folder khusus (special folder)
Folder khusus merupakan guide untuk membantu dalam menunjukkan suatu sub bagian yang terdiri atas surat-surat khusus dari bagian alpabet. Dalam folder ini surat-surat khusus tentang jenis pekerjaan disusun pertama kali berdasarkan urutan nama. Jika surat lebih dari satu, berkas
itu disusun berdasarkan urutan tanggal.
Mengelola Rapat Bisnis
A. Pengertian Rapat
Menurut Samsir Rambe, Rapat adalah kumpulan beberapa orang / organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, pemecahan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati / disetujui bersama.
B. Tujuan Rapat
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, penyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah – masalah yang sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu cara atau kegiatan.
6. Menampung semua permaslahan dari arus bawah ( Para peserta Rapat )
C. syarat – syarat rapat yang baik
a. Persiapan rapat
b. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat
c. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun
d. Penentuan tempat
e. Akomodasi
f. Konsumsi
g. Media / Peralatan
D. Pelaksanaan Rapat
- Suasana Rapat berlangsung terbuka.
- Para peserta rapat berpatisipasi aktik.
- Adanya Kendali dari ketua rapat.
- Hindaran debat kusir.
- Bahasa yang komunikatif.
- Hindarkan monopoli ketika berbicara.
- Terhadap keputusan dan kesimpulan rapat.
- Adanya notulen.
- Acara rapat
- Media rapat
- waktu
E. Teknik Penyelenggaraan Rapat
Persiapan Rapat
a. Persiapan administrasi
b. Persiapan ruangan
· Cahaya penerangan
· Ventilasi Udara
· Pengaturan tempat duduk
· Penempatan peralatan
c. Persiapan akomodasi konsumsi
Untuk akomodasi dapat di tempatkan di hotel, asrama, mess, lengkap dengan pelayanan makan dan cuci dan perlu di sediakan konsumsi rapat berupa makanan ringan dan air.
d. Kesehatan dan keamanan
Pelayanan kesehatan perlu disediakan untuk menjaga kemungkinan ada peserta rapat yang jatuh sakit.
e. Penyusunan Proposal
Rencana kegiatan, program kerja, atau usulan kegiatan yang dituangkan dalam bentuk tulisan disebut proposal kegiatan yang memerlukan.
Presentasi Bisnis
Menyiapkan Presentasi Usaha.
Seiring dgn kecanggihan komputer dlm menulis, kemampuan presentasi yg profesional menjadi suatu kemampuan baru yg dituntut dlm bekerja.
Orang menyenangi presenter yg terbuka, menarik dan informatif. Apakah anda merasa ragu mengenai kemampuan berbicara anda di depan umum ?Mengembangkan dan menyalurkan kemampuan mempresentasikan bisnis, seperti kebanyakan jabatan dlm bisnis, adalah perumusan dan kemampuan belajar. Mempelajari formula, mempraktekan kemampuan dan anda akan berkompetisi sebagai presenter.
Inilah dasar-dasar dlm berpresentasi yg akan membantu meningkatkan kemampuan anda :
Merencanakan Presentasi Anda .
Dalam membuat presentai , berpikirlah layaknya seorang reporter dan coba menjawab pertanyaan "Siapa, Apa, Kenapa, Bagaimana dan Dimana."
- Siapa yang akan hadir dan berapa banyak ? Apakah isi dari presentasi anda dan pilih alat peraga apa agar memenuhi kebutuhan dari grup anda. Alat peraga harus terlihat nyata bagi semua orang.
- Apa tujuan dari presentasi anda ? Apakah untuk menjelaskan suatu rencana kerja atau ada suatu projek yang perlu dibahas ? apa untuk menjelaskan kepada orang apa yg harus dilakukan-dan bagaimana, atau untuk melaporkan apa yg telah dilakukan dan dikerjakan; atau ingin mengeluarkan suatu ide; atau akan menjelaskan dan memecahkan masalah; apa untuk mendapatkan konsensus utk sebuah keputusan; atau untuk melakukan latihan; atau untuk memberikan motifasi.
- Kenapa mereka ada disana? Apakah kemauan hadirin? Apakah setiap saat setiap orang menghadiri pertemuan tersebut. Apakah mereka akan bertanya "Apa pentingnya pertemuan ini bagi saya?". Pastikan anda bisa menjawab pertanyaan tsb.
- Infomasi apakah yang dibutuhakan utk menunjang tujuan anda?. Bagaimana anda menyajikannya? Pastikan point-point anda padat, jelas dan dapat dimengerti oleh peserta dan hadirin. Pergunakan visualisasi utk menjelaskan dan memperkuat pesan anda.
- Dimana tempat pelaksanaanya?. Ruangan presentasi yg digunakan akan berdampak pada bagaimana anda menyajikan presentasi. Akankah anda memerlukan sebuah proyektor atau dapatkah anda menggunakan flip marts? Akankah anda membutuhkan mikrofon atau podium?
Dari Toats Master Internasional termasuk komunikasi atau program kepemimpinan menghadirkan tipe-tipe fomat Presentasi.mereka terdiri dari opening/ pembukaan yg mana akan menarik perhatian hadirin dan mengantarnya ke topik presentasi.
Kemudian body/isi, yang mana mempunyai poin terpenting. Tiap poinnya bermula dari suatu pernyataan fakta yg diikuti dgn materi pembantu. Presentasi diakhiri dengan closing/penutupan yg terdiri dari kesimpulan, dan panggilan utk beraksi/amanat.
Dalam menyajikan presentasi, penjadwalan/pembagian waktu yg ideal adalah:
- Pembukaan - 10 -20 %
- Isi - 65 -75 %
- Penutupan - 10 -20 %
Tips untuk kesuksesan presentasi:
- Rencanakan waktu anda.
- Buat agar poin anda jelas.
- Bicara dengan jelas.
- Pergunakan alat peraga atau gambaran yg dpt diterima semua orang.
- Berakhir dengan tepat waktu.
Ketakutan/demam panggung adalah wajar, ini menunjukan betapa pentingnya presentasi tsb bagi anda,dan lakukanlah semaksimal mungkin.
Mengetahui seberapa jauh anda menguasai waktu akan membuat anda percaya diri. Berlatihlah sampai anda merasa yakin/nyaman dgn kemampuan anda.
Inilah beberapa tips tambahan dalam bagaimana mengontrol rasa takut/nervous:
Menyadari bahwa semua orang menginnginkan anda agar berhasil. Maka bersikaplah tenang, ambil napas dalam-dalam. Ketika kita nervous, kita akan bernapas dengan sesak. Jika anda berkonsentrasi dgn napas yg dalam, anda akan mendapat cukup udara dan mengatasi panik.
Aturlah sebaik mungkin postur tubuh anda. Kita akan mempunyai lebih banyak kekuatan dan energi ketika tubuh tegak dan berat yg seimbang diatas kaki kita. Konsentrasi pada pesan, bukan pd bagaimana anda dapat melewati.
Pergunakan kontak mata. Ini akan membantu peserta anda mengetahui bahwa anda sedang berbicara dengan anda, bukan pada mereka.
Cari muka/wajah yg suportif dan tatap mata mereka utk membuat poin. Merasa nervous akibat dari sesuatu yg positif. Janganlah minta maaf. Lupakan kesempurnaan. Belajarlah menertawakan diri anda sendiri.
Masalah-masalah yg terjadi/muncul selama presentasi anggap saja sesuatu yang lucu misalkan peralatan anda tidak berfungsi, kekeliruan anda, anda mendapati segumpalan odol/pasta gigi dibaju anda dst..
Buatlah humor ( bukan lelucon ), sesuatu yg lucu yg terjadi dlm perjalanan menuju ruang pertemuan. Pergunakan cerita pendek yg lucu utk membawakan data statistik, fakta-fakta dan tunjukkan bahwa data tersebut perlu utk dibawa pulang oleh mereka.
Beralihlah dari baik ke paling baik.
Sebelum menyampaikan presentasi pada waktu berikutnya, tanyakan pd rekan yg terpercaya agar dapat memberikan anda masukan. Jika dalam rangka memberikan masukan diperlu seorang ahli, sewalah pelatih pribadi.
Selagi anda merasa punya waktu, bergabunglah dengan Toastmasters Internasional utk menambah kemampuan baru anda secara berkesinambungan. Pergunakan kemampuan presentasi anda sehingga berdampak positif kepada penampilan anda.
Segeralah tinggalkan gaya atau model kebiasaan diperusahaan anda dan beranikan diri utk tampil beda. Buat peserta/penonton anda mengatakan " Wow, bukan saja saya mempelajari sesuatu, tetapi dia merupakan presenter yang baik. "
perjalanan dinas pimpinan
Mengatur Perjalanan Dinas atau Bisnis Pimpinan dan Kolega
Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Maka seorang pimpinan sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri.
Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
- Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
- Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
- Mengatur tanggal keberangkatan.
- Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
- Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.
- Mempersiapkan keperluan keuangan.
SISTEM KEARSIPAN
SISTEM KEARSIPAN
Pembahasan
Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
Ada 5 macam sistem pengarsipan.
A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa :
- Nama orang
- Nama perusahaan / organisasi
- Nama tempat / daerah
- Nama benda / barang
- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)
Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.
Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.
Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.
Ada dua macam petunjuk silang.
a. Petunjuk silang langsung
Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.
b. Petunjuk silang tak langsung
Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :
- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Menetapkan caption atau judul surat
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode surat
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah
- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.
B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.
1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
2. Perlengkapan menyimpan surat
- Filling Cabinet
- Guide
- Folder
- Kartu kendali
3. Pemberian kode surat
4. Penyimpanan surat, dengan cara
- Membaca surat untuk mengetahui isi surat
- Memberi kode surat
- Mencatat surat dalam kartu kendali
5. Menyimpan kartu kendali.
C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
a. Perlengkapan yang diperlukan adalah
- Filling cabinet
- Guide
- Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
c. Kartu kendali
Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu
- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama
- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.
Guna daftar klasifikasi adalah
- Sebagai pedoman pemberian kode surat
- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
Cara penyimpanan surat
- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
- Memberi kode surat
- Mencatat surat kedalam kartu kendali
- Mencatat surat pada kartu indeks
- Menyimpan surat
- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan
- Menyimpan kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah
- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)
- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide
b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder
- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle Digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.
Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)
Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
D. Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.
- Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali
- Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.
E. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)
Yang diperlukan untuk sistem ini adalah
- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.
- Pembagian sistem tanggal
a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
- Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
a. Laci menggambarkan tahun
b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal
- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c. Menyimpan surat.
III. Penutup
A. Kesimpulan
Jadi dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Yaitu dengan memakai
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)
Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis arsip, atau surat pada suatu organisasi atau perusahaan.
Langganan:
Postingan (Atom)