filing system tanggal

Jenis Perlengkapan Arsip Sistem Tanggal

Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem tangggal meliputi: Filing Cabinet Guide Map/folder Kotak Sortir Kartu Indeks Buku Arsip   Dari berbagai perlengkapan di atas pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan klasifikasi yang ditetapkan dalam kearsipan sistem tanggal. Keterangan Jenis perlengkapan: Filing Cabinet (lemari tempat menyimpan arsip) Banyaknya sesuai dengan kebutuhan. Jika tahun dijadikan kode laci maka 1 tahun cukup menggunakan 1 laci filing cabinet tetapi jika arsip yang disimpan banyak bisa diperlukan lebih, sesuai kebutuhan. Guide (kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga deretan arsip) Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci maka guide diperlukan sebanyak 12 atau sejumlah bulan dalam setahun. Map (folder) Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci dan guide berdasarkan bulan maka map/foldernya diperlukan sebanyak hari dalam setahun (365 atau 366). Kotak Sortir (kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip) Disiapkan sesuai kebutuhan. Kartu Indeks (kartu kecil yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk menyimpan arsip) Disiapkan bila diperlukan. Buku Arsip (buku untuk mencatat arsip yang akan disimpan) Disiapkan sesuai kebutuhan.  Dalam menyusun dan menggunakan peralatan kearsipan sistem tanggal diatur sebagai berikut: Untuk kantor/organisasi yang kecil yang arsipnya belum banyak: Kode laci diambil dari tahun Kode guide diambil dari bulan Kode folder diambil dari tanggal Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besar: Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan) Misalnya: laci untuk bulan Januari dan Februari atau Januari, Februari dan Maret.  Kode guide diambil dari bulan Kode folder diambil dari tanggal Penyusunan guide pada laci filing cabinet dimulai dari dari belakang berurutan ke depan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember letaknya paling depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling belakang dan 30/31 paling depan.